La facture électronique en France : obligatoire dès 2026

À partir de 2026, la facturation électronique et l’e-reporting deviendront obligatoires pour les entreprises en France. Cette réforme, initiée par les pouvoirs publics, poursuit plusieurs objectifs. Elle aide à lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA, à faciliter les déclarations de TVA et à simplifier les processus des entreprises

Des gains de productivité et de coûts substantiels

En obligeant les entreprises à émettre et recevoir leurs factures sous forme électronique, cette réforme de la facture électronique obligatoire vise à supprimer les saisies manuelles, sources d’erreurs. L’intégration automatique des données dans les systèmes d’information des entreprises (comptabilité, ERP) permettra des gains de productivité importants. 

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Selon les estimations gouvernementales, le coût moyen d’une facture fournisseur papier se situe entre 14 et 20 €, contre seulement 4 € pour une facture électronique. De plus, la facturation électronique facilitera le suivi des échéances grâce à l’automatisation des relances et des notifications.

La traçabilité et la transparence accrues des informations de facturation amélioreront les relations clients-fournisseurs et la maîtrise des délais de paiement.

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Des formats de factures électroniques réglementés

Pour être conformes, les factures électroniques devront respecter des formats spécifiques, définis par un arrêté d’octobre 2022. Cela concerne la norme CII, la norme UBL, ou un format mixte associant un fichier de données structurées XML et un fichier PDF.

Ces formats succèdent au simple PDF, désormais prohibé. Cependant, une période transitoire jusqu’en 2028 permettra la conversion des factures dans les formats réglementaires.

L’e-invoicing et l’e-reporting, deux obligations distinctes

L’e-invoicing, ou facturation électronique, concerne toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA établies en France, ainsi que les personnes morales et micro-entrepreneurs en franchise de TVA.

Pour les opérations non soumises à l’e-invoicing, l’e-reporting s’appliquera. Il s’agit de l’obligation de transmettre aux services fiscaux certaines informations des factures (catégorie de la transaction, taux d’imposition, devise, date, etc.).

Au-delà du format, les factures électroniques devront respecter d’autres critères de conformité, comme les mentions obligatoires ou l’intégrité du contenu.

Le rôle des plateformes de dématérialisation

Les entreprises ne pourront plus adresser directement leurs factures à leurs clients. Elles devront obligatoirement passer par des plateformes certifiées, de trois types :

• Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) : tiers de confiance enregistrés, offrant des fonctionnalités avancées, mais à un coût ;
• Le portail public de facturation (PPF) : outil gratuit, mais aux fonctionnalités limitées ;
• Les opérateurs de dématérialisation (OD) : intermédiaires privés enrichissant les fonctionnalités, mais non enregistrés auprès de l’administration.

Chaque entreprise sera libre de choisir la ou les plateformes les plus adaptées à ses besoins.

Se préparer dès maintenant à la facture électronique

Pour tirer pleinement les bénéfices de cette réforme, les entreprises doivent s’y préparer dès à présent. Cela passe par :

• un audit de leur système d’information ;
• la vérification de la qualité de leur base de tiers ;
• le choix d’un logiciel de dématérialisation adéquat ;
• l’anticipation de la mise en place de l’e-reporting ;
• la réalisation de tests avant la mise en production ;
• la formation et l’implication de leurs collaborateurs.

Cette préparation rigoureuse permettra aux entreprises de réussir la transition vers la facture électronique obligatoire en 2026.

Des sanctions en cas de non-conformité

Les entreprises qui ne respectent pas leurs obligations en matière de facturation électronique et de transmission des données s’exposent à des sanctions financières. La non-émission d’une facture sous format électronique sera passible d’une amende de 15 € par facture, avec un plafond annuel de 15 000 €. Le non-respect de l’obligation de e-reporting entraînera une pénalité de 250 € par transmission, là encore avec un maximum de 15 000 € par an. 

Néanmoins, la première infraction commise dans ces deux cas ne sera pas sanctionnée, ce qui laisse une certaine marge de manœuvre aux entreprises. Ces dispositions visent à inciter les sociétés à se conformer aux nouvelles réglementations en matière de facturation et de déclaration des données, dans un objectif de transparence et de traçabilité des transactions.

Un accompagnement des pouvoirs publics

Pour accompagner les entreprises dans cette transition, les pouvoirs publics ont mis en place plusieurs initiatives :

• un portail d’information et des guides pratiques ont été déployés sur le site dédié ;
• des formations et des ateliers sur la facture électronique sont organisés à destination des entreprises ;
• un service d’assistance téléphonique a été créé pour répondre aux questions des entreprises ;
• des délais de mise en conformité progressifs ont été aménagés, avec une période transitoire jusqu’en 2028.

Ces mesures d’accompagnement facilitent l’appropriation de cette réforme par les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur maturité numérique.

Une opportunité de modernisation pour les entreprises

Au-delà de l’aspect réglementaire, la facture électronique obligatoire représente une véritable opportunité pour les entreprises de repenser et d’optimiser leurs processus de facturation.

En numérisant leurs flux, les entreprises pourront bénéficier de gains de productivité, d’une meilleure maîtrise de leurs données et d’une relation client améliorée. Cette transition ouvre également la voie à des innovations dans la gestion de la trésorerie, de la relation fournisseurs ou encore dans l’analyse des données de facturation.